9 tips voor het verbeteren van het werkkapitaal

Alle bedrijven hebben er mee te maken: werkkapitaal. Werkkapitaal is het kapitaal dat de onderneming nodig heeft om haar operaties te bekostigen. Het werkkapitaal is te berekenen vanuit de balans van de onderneming. In het kort is het werkkapitaal het verschil tussen de kortlopende bezittingen en de kortlopende schulden.

Het is van groot belang dat ondernemers actief bezig zijn om het werkkapitaal van de onderneming te optimaliseren om zo de beste financiële resultaten te behalen.

Volgens PwC’s jaarlijkse wereldwijde werkkapitaalenquête, genereren de bedrijven die het best op werkkapitaal sturen een hogere EBITDA (winst vóór rente, belastingen, afschrijvingen en amortisatie), en meer liquiditeiten uit operationele activiteiten.

Het optimale werkkapitaalniveau kan per bedrijf enorm verschillen. Veel bedrijven zullen pieken in het benodigde werkkapitaal hebben tijdens de drukkere periodes. Zeker seizoensgebonden bedrijven ondervinden dit fenomeen.

In deze blog geef ik 9 tips die moeten leiden tot een werkkapitaalverbetering van een onderneming.

Indien er te veel werkkapitaal in de onderneming zit, blijft er te veel cash “op de plank liggen”, wat vervolgens niet gebruikt kan worden voor groei, investeringen, of het behalen van rendement. Een te weinig aan werkkapitaal daarentegen kan juist zorgen dat de onderneming niet haar normale dienstverlening kan uitvoeren en een “nee” moet verkopen aan haar klanten. Het kan zelfs zo zijn dat de onderneming niet meer aan haar financiële verplichtingen kan voldoen.

In deze blog ga ik in op twee primaire onderdelen die betrekking hebben op het werkkapitaal; de debiteuren en crediteurenpositie. Mijn ervaring is dat er bij MKB-ondernemingen veel winst te behalen valt op deze twee posten van het werkkapitaal. Het optimaliseren van deze twee onderdelen geeft regelmatig een omslag binnen het bedrijf.

Cultuuromslag binnen bedrijf

De order, facturatie en betalingsprocessen moeten worden geanalyseerd, geëvalueerd en worden herzien om deze zo efficiënt mogelijk te krijgen.

Soms moet er worden geïnvesteerd in (software)producten, of moeten financieringsvormen worden aangevraagd/aangepast om de werkkapitaalpositie te verbeteren.

De administratieve organisatie moet dus in orde zijn, om het sturen op bepaalde KPI’s (debiteurentermijn, crediteurentermijn) te vergemakkelijken. Bij een organisatie die hier weinig aandacht voor heeft gehad kan deze verandering grote verschillen maken in de bedrijfsvoering. Bij bedrijven waar er minder hard wordt gestuurd op de debiteuren- en crediteurentermijn valt ook vaak de meeste winst te behalen.

Succesverhalen op het gebied van cultuuromslag binnen een organisatie komen vaak tot stand door het stellen van heldere targets vooraf. Daarnaast dienen bepaalde personen de verantwoordelijkheid te krijgen voor het behalen van deze targets. Een periodieke evaluatie zorgt ervoor dat er tijdig bijgestuurd kan worden waar nodig.

Belangrijk om in gedachte te houden is dat werkkapitaalmanagement niet alleen bij de financiële afdeling hoort, maar door de hele organisatie geïmplementeerd moet worden. Veelal zijn verkoopmedewerkers het aanspreekpunt voor de relatie, zij dienen dan actief de klant te benaderen. Het opstellen van richtlijnen voor bepaalde situaties helpt hierbij. Dit vereist daarnaast ook voor eenzelfde aanpak binnen het hele bedrijf. Ook een aanpassing van de Algemene Voorwaarden kan leiden tot een ander proces binnen de organisatie en verbetering van de werkkapitaalpositie.

Debiteuren

Debiteuren wil je het liefst zo snel mogelijk laten betalen, je hebt immers al geld uitgeven voor het leveren van de dienst of product. Hanteer altijd een strak factureringsschema met duidelijke betalingstermijnen. Maak de betalingstermijn zo kort mogelijk, het liefst een week of twee. Doe vooraf een kredietcheck om een risico-inschatting te maken en pas je voorwaarden aan bij klanten met een hoger risico. Je kunt ook een kredietverzekering afsluiten op het debiteurenrisico te verkleinen.

Wij zien vaak dat ondernemers eens per maand of eens per twee weken alle facturen in een keer versturen. Wij adviseren om dit wekelijks op een vast moment te doen. Het versturen van een factuur direct na het leveren van de dienst of product is vaak inefficiënt omdat er dan de hele tijd per factuur wordt gewerkt. Wat overigens wel werkt is een geautomatiseerd proces waarbij de factuur automatisch wordt verstuurd direct nadat de dienst is afgerond.

Als ondernemer kun je overwegen om een korting te geven op snel betaalde facturen, om zo sneller geld binnen te krijgen. Maar reken vooraf goed door wat de korting moet zijn bij een snel betaalde factuur. Ook kunnen boetes worden berekend voor facturen die te laat betaald worden (let op dat je dit wel in je Algemene Voorwaarden vermeld). Wees hier echter consequent in.

Om de liquide middelen die opgesloten zitten in de debiteuren sneller beschikbaar te maken zijn er meerdere oplossingen mogelijk. Je kunt een incassocontract bij jouw bank aanvragen om zodoende grip te hebben op jouw crediteuren- en debiteurentermijn. Daarnaast kun je tevens denken aan nieuwe oplossingen als Tikkie voor bedrijven.

Daarnaast is het aan te raden om van een automatisch, facturatie en/of aanmaningssysteem gebruik te maken, of via (reverse) factoring de debiteurenportefeuille te verkopen.

Let wel dat bij factoring vaak een substantiële vergoeding naar de factormaatschappij gaat. Bovendien heeft de factormaatschappij niet hetzelfde belang bij het goed houden van de relatie met de debiteur.  Het kan zijn dat de factoringmaatschappij de debiteur te agressief benadert, wat weer kan leiden tot een verslechterde relatie.

Crediteuren

Voor crediteuren geldt dat het financieel vaak het beste is om deze zo laat mogelijk te betalen. Hoe langer de betaling kan wachten, des te langer blijft dit geld binnen het bedrijf. Onderhandel bij het aangaan van een contract over de betalingsvoorwaarden. Indien de betalingstermijn 14 dagen is, zorg dan ook dat de factuur betaald is op dag 14 en niet op dag 10. Stel daarom de uiterste betaaldatum als betalingsdatum in het bankpakket.

Zorg er wel voor dat het inkoopproces goed is geautomatiseerd. Je dient te voorkomen als ondernemer dat je boetes krijgt voor te late betalingen omdat orders en facturen nog niet zijn verwerkt.

Indien je te laat betaald kan jouw rating bij kredietinformatiebureaus verslechteren hetgeen kan leiden tot een lagere kredietwaardigheid van de onderneming. Leveranciers kunnen vervolgens eisen dat goederen vooruitbetaald worden in plaats van op rekening. Dit is dus uiteindelijk nog veel slechter voor het werkkapitaal!

Vraag een leverancier altijd welke korting er verkregen kan worden als de factuur snel wordt betaald. Bereken vervolgens wat meer oplevert voor uw bedrijf: snel betalen met korting of zo laat mogelijk betalen. Er bestaan ook financiers die zich hebben gespecialiseerd in het financieren van leverancierskrediet.

Het is echter van belang om je leveranciers te blijven monitoren op hun performance. Ik adviseer je dan ook om periodiek te heronderhandelen over de betalingsvoorwaarden. Vooral bij een stijgende afname, of het inpassen van een nieuwe leverancier is er veel mogelijk.

Concluderend

Het werkkapitaal is een belangrijk onderdeel waarin voor een bedrijf geld te besparen valt. Door een kritische blik te werpen op de crediteuren-, debiteurenpositie kan de werkkapitaalpositie aanzienlijk verbeterd worden. Voor sommige bedrijven geldt de voorraad en voorraadtermijn ook als belangrijk onderdeel. Een omslag als dit gaat vaak gepaard met een cultuuromslag binnen een bedrijf. Iedereen binnen het bedrijf zal zich moeten inzetten om zich de nieuwe richtlijnen en handelswijzen aan te leren.

Een bijkomend voordeel van een optimale werkkapitaalpositie is dat de onderneming meer waard wordt. Een optimale werkkapitaalpositie vergemakkelijkt een mogelijke verkoop in de toekomst en er kunnen betere verkoopvoorwaarden bedongen worden. Daarnaast werkt werkkapitaaloptimalisatie ook vaak bij het verlagen van de financieringsbehoefte als er een externe financier moet worden gezocht voor het aantrekken van een nieuwe bedrijfsfinanciering. Dit verhoogt de kans op het verkrijgen van deze financiering tegen betere voorwaarden substantieel. Een verbetering van de debiteurentermijn met slechts 3 dagen kan al een substantiële verlaging van de financieringsbehoefte opleveren. Over dit onderwerp heb ik al eerder een blog geschreven, die je hier kunt vinden.

9 tips voor een betere werkkapitaalpositie:

–     Zorg voor een cultuuromslag binnen je bedrijf door de sturen op de juiste KPI’s en betrek het hele team hierbij;

–     Hanteer altijd vaste procedures bij het order, facturatie en betalingsproces;

–     De administratieve organisatie moet op orde zijn;

–     Maak gebruikt van producten (Tikkie voor bedrijven), incentives (korting op vroege betalingen, betaling via incasso) en financieringsvormen (factoring) om de debiteurentermijn te verkorten en hiermee de werkkapitaalpositie te verbeteren;

–     Kijk goed naar de financieringsstructuur van de onderneming; het optimaliseren van de financieringsstructuur kan leiden tot een werkkapitaalverbetering (niet behandeld in deze blog);

–     Betaal crediteuren zo laat mogelijk en onderhandel hierop bij het aangaan van het contract;

–     Kijk goed naar welke kortingen leveranciers geven voor vroeg betaalde facturen, en bereken of dit een financiële verbetering oplevert;

–     Plan een vast moment in de week om te factureren;

–     Tracht om zoveel mogelijk te automatiseren. Wellicht kunnen er personeelskosten worden bespaard, welke indirect ook leiden tot een verbetering van de werkkapitaalpositie.

Heb jij een vraag of onderwerp waarover je graag een blog zou lezen? Laat het ons weten via info@tigercfs.nl of via een van onze social media kanalen en misschien zie je jouw onderwerp terug in onze volgende blog!